In Benetics arbeitet eine Person entweder mit einer Pro-Lizenz oder als Starter ohne Lizenz. Als Superadmin verwaltest Du im Bereich "Personen", wer eine Lizenz nutzt.
Wann eine Pro-Lizenz nötig ist
Eine Pro-Lizenz ist erforderlich, wenn eine Person
- Teilnehmer in zwei oder mehr Projekten ist, oder
- Superadmin einer Organisation ist, die zwei oder mehr Projekte besitzt.
Entscheidend ist die Teilnahme am Projekt. Wer nur einzelnen Aufgaben zugewiesen ist, braucht keine Lizenz, unabhängig davon, in wie vielen Projekten diese Aufgaben liegen. Das gilt für interne wie für externe Mitarbeiter.
Wie Du Externe (z.B. Subunternehmer) einbindest, ohne sie aufs ganze Projekt zu nehmen, erfährst Du hier: Externe Mitarbeiter einbinden
Den Lizenzstatus prüfen
Im Bereich "Personen" siehst Du für jeden Mitarbeiter seinen Status:
- Pro: Dem Mitarbeiter ist eine Benetics Pro-Lizenz aus Deinem Kontingent zugewiesen.
- Pro (extern): Der Externe bringt eine eigene Lizenz aus seiner Organisation mit und kann ohne Einschränkung mit Benetics arbeiten. Für Dich entstehen dafür keine Kosten.
- Starter: Der Mitarbeiter hat keine Pro-Lizenz und benötigt aktuell auch keine.
- Lizenz erforderlich: Der Mitarbeiter benötigt für seine aktuellen Projekte oder Rollen eine Lizenz, hat aber noch keine zugewiesen bekommen.
Zusätzlich siehst Du in dieser Ansicht Deine gesamte Lizenzverteilung, also wer welche Lizenz nutzt und wie viele Lizenzen noch frei sind.
Was der Status „Lizenz erforderlich" bedeutet
Solange keine Lizenz zugewiesen ist, ist der Mitarbeiter eingeschränkt. Er kann:
- keinen weiteren Projekten als Teilnehmer beitreten und keinen weiteren Projekten als Teilnehmer hinzugefügt werden,
- keine neuen Projekte erstellen,
- nicht als Superadmin der Organisation hinzugefügt werden.
In den Projekten, in denen er bereits Teilnehmer ist, arbeitet er unverändert weiter. Sobald Du ihm eine Lizenz zuweist, fallen die Einschränkungen weg.
Lizenzen verwalten
In derselben Ansicht kannst Du:
- Zuweisen: Vergib freie Lizenzen direkt an Mitarbeiter mit dem Status „Lizenz erforderlich". Neue Mitarbeiter erhalten ihre Lizenz nicht automatisch, Du weist sie manuell zu.
- Kaufen: Reichen Deine Lizenzen nicht aus, können Superadmins der Organisation hier weitere Lizenzen erwerben.
- Entziehen und neu vergeben: Braucht ein Mitarbeiter seine Lizenz nicht mehr, kannst Du sie entziehen und einem anderen Mitarbeiter zuweisen. Ausnahme: Erkennt das System, dass die Lizenz aufgrund der Rolle oder Projektanzahl des Mitarbeiters zwingend erforderlich ist, wird der Entzug blockiert und Du erhältst eine Fehlermeldung.
- Mitarbeiter entfernen: Nur aktive Mitarbeiter können Lizenzen besitzen. Wenn Du einen Mitarbeiter aus der Organisation entfernst, passiert Folgendes automatisch:
- Der Mitarbeiter wird aus allen Projekten entfernt.
- Er wird von allen Projektaufgaben abgezogen.
- Die Lizenz wird entzogen und Deinem Organisationspool wieder zur Verfügung gestellt.
Häufige Fragen
Ich habe zu wenige Lizenzen für mein Team. Was nun? |
Prüfe zuerst, ob Mitarbeiter mit Pro-Lizenz aktuell keine benötigen. Entziehe die Lizenz dort und weise sie neu zu. Reicht das nicht, kannst Du als Superadmin direkt im Bereich Personen weitere Lizenzen erwerben. |
Warum lässt sich eine Lizenz nicht entziehen? |
Weil der Mitarbeiter sie aufgrund seiner Rolle oder der Anzahl seiner Projekte zwingend braucht. Nimm ihn zuerst aus den betreffenden Projekten, danach lässt sich die Lizenz entziehen. |
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? |
Entferne ihn aus der Organisation. Die Lizenz fliesst automatisch zurück in Deinen Pool und kann neu zugewiesen werden. |
Brauchen Externe eine Lizenz? |
Nur wenn sie Teilnehmer in zwei oder mehr Projekten sind. Weist Du ihnen lediglich Aufgaben zu, fällt keine Lizenz an. Mehr dazu: Externe Mitarbeiter einbinden |